(趣旨)

第1条　この要綱は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)第66条に規定する個人情報の漏えい、滅失及び毀損の防止その他の個人情報の適正な管理のための措置の1つとして、個人情報保護法、草津町個人情報保護法施行条例(令和5年草津町条例第3号)その他別に定めがあるもののほか、個人情報が記録された文書を、草津町文書管理規程(平成19年草津町規程第3号。以下「規程」という。)に基づき受領し、配布し、又は発送する際の取扱いについて定めるものとする。

(用語の意義)

第2条　この要綱において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(対象外の文書)

第3条　個人情報文書のうち、次に掲げる個人情報のみが記録されたものは、この要綱の対象外とする。

(個人情報文書の重要度)

第4条　受領し、又は発送する個人情報文書は、当該文書の重要度の区分に応じて適切に取り扱うものとする。

(発送元への事前確認)

第5条　事務担当者は、他の団体から前条の規定による重要度の区分が最重要又は重要である個人情報文書を受領することがあらかじめ分かっているときは、発送元となる他の団体の職員等(以下「発送元担当者」という。)に対し、その内容、形態、発送日及び発送方法を確認するものとする。

(体制の整備)

第6条　文書主管課長は、前条の規定により発送日を確認し、その受領予定日(当該文書の発送元の他の団体の所在地に応じ、当該文書が発送された日及びその翌日から数日の間をいう。)が明らかになった場合は、受領予定日に事務担当者が不在の場合でも、代理の職員が受領又は配布を受けた文書の内容等を確認できるよう、必要な体制を整えるものとする。

(その他の個人情報文書の受領)

第7条　文書主管課長は、第4条の規定による重要度の区分に該当しない個人情報文書を受領する予定がある場合において、当該文書に記録された個人情報の内容等により必要と判断するときは、前2条の規定に準じて処理するものとする。

(受領又は配布に係る取扱い)

第8条　事務担当者は、個人情報文書を受領したとき又は配布を受けたときは、速やかに、当該文書に記録された個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下「個人情報の漏えい等」という。)の有無を確認し、それらのおそれがあるときは、直ちに発送元担当者に連絡するものとする。

(発送方法の選択)

第9条　他の団体に対する個人情報文書の発送は、第4条の規定による重要度の区分に従い、次に定める方法により行うものとする。

(発送先への事前連絡及び到達確認)

第10条　事務担当者は、他の団体に対し第4条の規定による重要度の区分が最重要又は重要である個人情報文書の発送を郵送により行う場合は、次に掲げるところにより、発送先の団体の職員等(以下「発送先担当者」という。)に対し、発送の事前連絡及び到達確認を行うものとする。

(その他の個人情報文書の発送)

第11条　文書主管課長は、第4条の規定による重要度の区分に該当しない個人情報文書を発送する場合において、当該文書に記録された個人情報の内容等により必要と判断するときは、前2条の規定に準じて処理するものとする。

(総合行政ネットワーク電子文書交換システムの利用)

第12条　第9条及び前条の規定にかかわらず、発送する個人情報文書が電磁的記録のみで構成され、かつ、総合行政ネットワーク電子文書交換システムで送信するために必要な要件を満たす場合は、総務事務システムに所要事項を登録の上、当該システムにより送信することができる。

(発送時の取扱い)

第13条　事務担当者は、個人情報文書を使送又は郵送により発送する際は、次に掲げる措置など、当該文書に記録された個人情報の漏えい等の防止のために必要な措置を講じなければならない。

(事故発生時の対応)

第14条　文書主管課長は、個人情報文書の受領、配布及び発送に際して、個人情報の漏えい等の可能性のある事実の発生を確認したときは、当該文書の回収又は個人情報の漏えいの拡大を防止するために必要な措置を採るとともに、当該個人情報により識別される特定の個人への連絡、状況の町民等への周知のほか、再発防止措置をとるものとする。