○草津町個人情報が記録された文書の受領、配布及び発送に係る要綱
平成二十一年七月九日
要綱第十四号
第一章 総則
(趣旨)
第一条 この要綱は、草津町個人情報保護条例(平成十七年草津町条例第一号。以下「条例」という。)第十条に規定する個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適正な管理のための措置の一つとして、条例、規則その他別に定めがあるもののほか、個人情報が記録された文書を、草津町文書管理規程(平成十九年草津町規程第三号。以下「規程」という。)に基づき受領、配布又は発送する際の取扱いについて定めるものとする。
一 個人情報 条例第二条に規定する個人情報をいう。
二 文書 規程第二条第二号に定める文書をいう。
三 個人情報文書 個人情報が記録された文書をいう。
四 他の団体 国、他の地方公共団体又は民間の事業者をいう。
五 文書主管課長 規程第四条に定める文書主管課長をいう。
六 事務担当者 規程第八条第一項に定める事務担当者をいう。
七 課 規程第二条第一号に定める課をいう。
八 受領 規程第七条に定める文書の受領をいう。
九 配布 規程第七条第四項に定める文書主管課において受領した文書の課への配布をいう。
十 発送 規程第十九条に定める施行文書の発送をいう。
一 出版、報道等により公にされているもの
二 広く一般や関係団体等に配布される冊子、パンフレット、チラシ等に、当該冊子等の配布に係る事務事業の実施に必要な情報として記載されているもの
三 事務事業に係る事務処理上の連絡先として利用する目的で記載されているもの
四 その他、文書主管課長が前各号に規定するものに類すると判断するもの
一 名あて人のみの個人情報が記録された個人情報文書を当該名あて人に発送するもの
二 名あて人と同居の親族及び別居の被扶養親族の個人情報が記録された個人情報文書を当該名あて人に発送するもの
三 その他、文書主管課長が前各号に規定するものに類すると判断するもの
(個人情報文書の重要度)
第四条 受領又は発送する個人情報文書は、当該文書の重要度の区分に応じて適切に取り扱うものとする。
一 最重要 概ね一，〇〇〇人以上であるもの
二 重要 概ね一〇〇人以上であるもの
第二章 個人情報文書の受領及び配布
(発送元への事前確認)
第五条 事務担当者は、他の団体から第四条の規定による重要度の区分が最重要又は重要である個人情報文書を受領することがあらかじめ分かつているときは、発送元となる他の団体の職員等(以下「発送元担当者」という。)に対し、その内容、形態、発送日及び発送方法を確認するものとする。
2 事務担当者は、他の団体に対し第四条の規定による重要度の区分が最重要又は重要である個人情報文書の提出を依頼する場合は、提出を依頼する施行文書において発送方法及び提出期限を指定するとともに、発送元担当者に対し、その発送日を確認するものとする。
(体制の整備)
第六条 文書主管課長は、前条の規定により発送日を確認し、その受領予定日(当該文書の発送元の他の団体の所在地に応じ、当該文書が発送された日及びその翌日から数日の間をいう。)が明らかになつた場合は、受領予定日に事務担当者が不在の場合でも、代理の職員が受領又は配布を受けた文書の内容等を確認できるよう、必要な体制を整えるものとする。
(受領又は配布に係る取扱い)
第八条 事務担当者は、個人情報文書を受領したとき又は配布を受けたときは、速やかに、当該文書に記録された個人情報の漏えい、滅失又はき損(以下「個人情報の漏えい等」という。)の有無を確認し、それらのおそれがあるときは、直ちに発送元担当者に連絡するものとする。
2 事務担当者は、個人情報文書の受領予定日が明らかである場合であつて、当該受領予定日に当該文書を受領しなかつたとき又は配布を受けなかつたときは、直ちに発送元担当者に連絡するものとする。
3 課において、前二項の規定により発送元担当者に連絡した場合は、文書主管課に個人情報文書の発送元の他の団体の名称、当該文書の内容、当該文書を受領した日又は受領予定日等当該文書を特定するために必要な事項を連絡するものとする。
第三章 個人情報文書の発送
一 最重要 原則として使送によるものとし、使送の際は受領書を徴するものとする。
二 重要 前号に定める方法のほか、簡易書留又は一般書留とした郵送によるものとする。なお、文書主管課長が、配達証明書の必要を認める場合は、一般書留に配達証明を併用するものとする。
一 事務担当者は、発送後速やかに、発送先担当者に対し、当該文書の内容、形態、発送日及び発送方法を連絡するものとする。
二 事務担当者は、発送した個人情報文書の発送先への到達予定日(発送先の他の団体の所在地に応じ、当該文書を発送した日及びその翌日から数日の間をいう。)に、発送先担当者に対し、文書が到達したこと及び到達した文書の内容物に不足がないことを確認するものとする。
一 引き受けの証明書(受領証)が必要なもの 特定記録
二 引き受けの証明書(受領証)及び配達の確認が必要なもの 簡易書留
三 前号に定める証明書等に加えて配達の経路の確認が必要なもの 一般書留
四 前号に定める証明書等に加えて配達証明書が必要なもの 一般書留及び配達証明
(発送時の取扱い)
第十三条 事務担当者は、個人情報文書を使送又は郵送により発送する際は、次の各号に掲げる措置など、当該文書に記録された個人情報の漏えい等の防止のために必要な措置を講じなければならない。
一 他の文書と合封することなく、単独で発送すること。
二 課において文書主管課に発送を依頼する場合は、個別発送による方法(規程第十九条第二項前段に規定する方法)によること。
三 封筒等に記載するあて先には、発送先担当者の所属する部、課等の名称のほかに、発送先担当者名又は係名等を記載すること。
四 電磁的記録媒体を含む場合は、必要に応じ暗号化又はパスワードの設定を行うこと。
五 電磁的記録媒体を含む場合は、封筒等に、当該媒体が存在することが明確に判別できるよう媒体の種類等を明記すること。なお、封筒等の内部に緩衝材等により二重に包装する場合は、その包装の外側にも同様に記載すること。
六 封入又は梱包する際には、内容物の不足の有無等を複数の者で確認するなど、封入又は梱包もれの防止のための措置をとること。
七 使送による場合は、運搬中の紛失、盗難その他の事故が生じないよう、注意すること。
八 使送による場合は、発送先担当者又はその代理の者に直接引き渡すものとし、引き渡しの際は、内容物に不足がないことを双方で確認すること。
第四章 その他
(事故発生時の対応)
第十四条 文書主管課長は、個人情報文書の受領、配布及び発送に際して、個人情報の漏えい等の可能性のある事実の発生を確認したときは、当該文書の回収又は個人情報の漏えいの拡大を防止するために必要な措置をとるとともに、当該個人情報により識別される特定の個人への連絡、状況の町民等への周知のほか、再発防止措置をとるものとする。
附則
この要綱は、平成二十一年七月九日から施行する。