○草津町文書管理規程
平成十九年十一月二十八日
規程第三号
目次
第一章 総則(第一条―第三条)
第二章 文書管理組織(第四条―第六条)
第三章 文書の配布、収受及び処理(第七条―第九条)
第四章 文書の起案及び決裁(第十条―第十六条)
第五章 例規(第十七条・第十八条)
第六章 文書の発送等(第十九・第二十条)
第七章 文書の保管、移し換え、保存及び廃棄(第二十一条―第二十九条)
第八章 補則(第三十条)
附則
第一章 総則
(目的)
第一条 この規程は、別に定めるものを除くほか、文書管理について必要な事項を定めることにより、事務処理の適正かつ効率的な運営を図ることを目的とする。
一 課 草津町部課設置条例(昭和四十六年条例第十四号)に規定する課をいう。
二 文書 事務処理に必要な一切の文書をいう。
三 起案文書 起案した文書で、決裁前のものをいう。
四 回議文書 起案者から決裁権者まで直属系統の上司に所定の順序で回し、決裁のための承認を受ける文書をいう。
五 合議文書 事案の処理に関係ある他の部課係長に合意を求める文書をいう。
六 決裁済文書 決裁権者による決裁が完了した文書をいう。
七 施行文書 決裁済み文書を相手先に送付するための文書をいう。
八 完結文書 事務処理が完結した文書をいう。
九 保管 文書を活用するために、文書が完結した年度及びその翌年度において、事務室で管理することをいう。
十 移し換え 文書を保管から保存に移すことをいう。
十一 保存 完結文書を事務室以外の場所に収納しておくことをいう。
十二 文書主管課 文書の管理を総括する課をいい、愛町部総務課が行う。
十三 文書主管課長 前号に規定する文書主管課の長をいう。
(文書取扱の原則)
第三条 文書は正確、迅速及び丁寧に取扱い、事務が適正かつ能率的に行われるよう処理し、及び管理しなければならない。
第二章 文書管理組織
(文書主管課長の責務)
第四条 文書主管課長は、各課の文書管理が適正かつ円滑に行われるよう指導及び調整を行わなければならない。
(課長の責務)
第五条 各課の課長は、その所管する文書について迅速な処理かつ適正な管理を行い、事務が能率的に運営できるよう努めなければならない。
(文書係長及び文書取扱責任者)
第六条 各課の文書取扱責任者への指導を行なうため、文書主管課に文書係長を置く。
2 各課の文書事務を処理するために文書取扱責任者を置き、次の各号に掲げる事務を行うものとする。
一 文書の処理の促進に関すること。
二 文書事務の指導及び改善に関すること。
三 文書の収受及び発送に関すること。
四 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。
五 その他文書事務に関し必要なこと。
第三章 文書の配布、収受及び処理
(文書の受領及び配布)
第七条 本町に到達した文書は、文書主管課が受領するものとする。ただし、課に直接到達した文書は、当該課において受領するものとする。
2 正規の勤務時間外に到達した文書は、当直者が受領し文書主管課に回付する。
3 郵送により送達された文書に料金の未納又は不足があるときは、文書主管課長が必要と認めたものに限り、その未納又は不足の料金を納付して当該文書を受領することができる。
4 前各項の規定により、文書主管課が受領した文書は、宛名により主管課を確認し直ちに担当課に配布しなければならない。ただし、担当課が明らかでないものは開封して確認するものとする。また、外皮に「親展」と表示されてあるもの、その他秘密の取扱を要する旨の指定のあるものは開封しない。
5 数課に関連する文書は、最も関係が深いと認められる課に配布するものとする。
(受領した文書の受付)
第八条 文書取扱責任者は、文書主管課から配布を受けた文書の内容を審査し、収受印を押し、事務担当者に配布しなければならない。
2 事務担当者は、配布された文書を収受発送簿に登記し、担当係長に回付しなければならない。
3 担当係長は、担当者から回付された文書に、文書分類表による分類番号を記載し、課長に回付しなければならない。ただし、次の各号に該当すると認めるときは、先に上司の供覧に付さなければならない。
一 処理前に町長、副町長の供覧に付す必要のあるもの
二 重要な文書で上司の指揮により処理する必要のあるもの
(処理方針)
第九条 文書の処理は、課長の方針に基づき、文書取扱責任者が中心となり審査し、事務担当者において、迅速な処理に留意して、事案が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
第四章 文書の起案及び決裁
(起案)
第十条 文書の処理は、起案用紙に処分案を記載(以下「起案」という。)し、決裁を受けるものとする。
2 重要な事項の起案に当たつては、あらかじめ、上司の指揮を受けなければならない。
3 起案者は、件名、起案者職名、氏名、起案年月日及び施行年月日を起案用紙の当該欄に明記し、認印を押さなければならない。
(起案理由及び関係書類)
第十一条 起案用紙には、起案理由その他参考事項を付記し、かつ、関係書類を添付しなければならない。
(合議)
第十二条 他の課に関係する事案は、町長、副町長に提出するに先立つて関係課長の合議を受けなければならない。
2 前項の合議事案について関係課の意見が異なるときは、互いに協議し、双方の意見が一致しないときは、上司に各意見を述べ決裁を受けるものとする。
3 起案文書の回議中、原案を加除訂正したときは、これに認印し、特に重要な訂正の場合は、欄外などにその理由を記入しなければならない。
第十三条 合議文書で、上司不在のため代決したときは、代決者において「後閲」と明記し、上司在庁の際遅滞なくその文書を後覧に供しなければならない。
(決裁)
第十四条 事務処理は、担当課長及び副町長を経て町長の決裁をうけなければならない。ただし、会計管理者所管の事務については、この限りでない。
2 町長又は副町長は、必要と認めるものは、担当課に対して、案の訂正又は再起案を命じ、その他のものは町長が決裁する。
3 回議又は合議をうけた旨の表示並びに決裁は、起案用紙に記載された職名の下に、認印を押すことにより行う。
(回議書の再回)
第十五条 決裁の終つた回議書(以下「原議」という。)で関係課に合議したものは、その施行に先立つて、これを関係課に回示しなければならない。廃案になつたときも、また同様とする。
(閲覧)
第十六条 上司の閲覧に供すればたりる文書は、余白に「供覧」の表示をして閲覧を受けるものとする。
第五章 例規
(例規事務)
第十七条 例規文書は、文書主管課に備え付けの条例規則等原簿に登録しなければならない。
(公告)
第十八条 条例、規則及び告示は、草津町公告式条例(昭和三十二年条例第一号)により公告しなければならない。
第六章 文書の発送等
(発送)
第十九条 文書の発信者名は、町長名を用いる。ただし、庁内の往復文書及びこれに類するものは、副町長、部長又は、課長名をもつて行う。
2 文書取扱責任者は、郵送する文書については、あて先を記載した封筒に入れて、文書主管課に送付しなければならない。
3 文書主管課は、前項により、文書の送付を受けたときは、郵便発送簿に必要な事項を記載してから発送しなければならない。
4 郵送を要しない文書にあつては、文書取扱責任者が、確実な方法により処理しなければならない。
5 通信機器を利用する文書は、送信することにより文書が施行されたものとする。
第二十条 文書主管課において発送文書を受けた場合には、書留、速達等特殊な事務取扱を要する文書は、封筒に「書留」、「速達」その他所定の表示をし、区分けする。
第七章 文書の保管、移し換え、保存及び廃棄
(文書の編集)
第二十一条 完結した文書は、完結の順序により各号に従つて編さんしなければならない。
一 保存の仕方は、簿冊方式とする。
二 文書の区分は、文書分類表の分類番号ごとの保存年限別にする。
三 類目の多数にわたる文書は、関係の最も多い類目に編入する。
四 簿冊の厚さは、約八センチメートルを標準とし、これを超える場合は分冊する。
五 文書に附属する図面等で編集に不便なものは、別に編集し、この旨文書に記入する。
六 保存年限が異なる文書を一括して編集する必要がある時は、長期の保存期限による。ただし、永年保存文書は別の簿冊とする。
(文書の保存年限)
第二十二条 文書の保存年限は、永年、十年、五年、三年及び一年の五区分とし、詳細は、文書分類表の定めるところによる。ただし、法令等によりその保存年限の定めがある文書は、それぞれ法令等の定める年限による。
第二十三条 永年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
一 議会の会議録、議決書等重要書類
二 条例、規則その他例規の原議文書
三 任免及び賞罰に関する重要書類
四 退職、遺族年金に関する重要書類
五 褒章位階勲等に関する文書
六 訴願、訴訟及び異議の申立てに関する書類
七 認可、許可又は契約に関する重要な書類
八 事務引継に関する書類
九 財産及び町債に関する重要書類
十 廃置分合及び境界変更に関する書類
十一 文書保存台帳
十二 重要な事業計画及びその実施に関する書類
十三 町史の資料となる重要書類
十四 所轄行政庁の令達、通達その他で特に重要な書類
十五 学校その他重要な機関の設置又は廃止に関する書類
十六 原簿、台帳で重要なもの
十七 歳入歳出決算書
十八 その他重要な文書であつて、永年保存の必要があると認める書類
2 十年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
一 国又は県の訓令、指示、例規、重要な通知及び往復文書
二 認可、許可、又は契約に関する書類
三 行政執行上必要な統計資料に関する資料
四 その他十年保存の必要があると認める書類
3 五年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
一 補助金に関する書類
二 調査、統計、報告、証明等に関するもの
三 工事又は物品に関する書類
四 給与、諸手当に関するもの
五 予算、決算及び出納に関する帳簿及び証拠書類
六 その他五年保存の必要と認められるもの
4 三年に属するものは、おおむね次のとおりとする。
一 照会、回答、その他往復文書に関するもの
二 当直日誌、休暇届、出勤簿等職員の勤務の実態を証するもの
三 消耗品及び材料に関する受払簿
四 その他三年保存の必要を認められるもの
5 一年に属するものは、軽易な文書
(保管の期間)
第二十四条 原則として、保存年限起算日より一年間を保管期間とする。
(移し換え)
第二十五条 保管期間終了後、保存書庫に保存する。
(保存)
第二十六条 文書の保存については、担当課で行うものとする。
(保存年限の始期)
第二十七条 保存年限は、当該文書の完結した日の属する年度の翌年度の四月一日から起算する。
2 保存文書は、いかなる理由があつても抜取り、取替え若しくは訂正又は他に転貸してはならない。
(廃棄)
第二十八条 保存年限を経過した文書の廃棄は、簿冊名目次に担当課長の承認を経て担当課で行う。
2 廃棄する保存文書のうち、歴史的価値を有すると認められるものは、教育委員会と協議し、別に保存することができる。
3 前項の規定により廃棄する場合は、焼却又は切断しなければならない。
(文書移し換え)
第二十九条 毎年五月、六月を文書整理期間とし、課ごとに移し換え作業を行う。
第八章 補則
(庁外持出の禁止)
第三十条 文書は、庁外に持ち出すことができない。ただし、止むを得ない事情により、あらかじめ、担当課長の許可を得た時は、この限りでない。
附則
この規程は、平成二十年四月一日から施行する。
附則(平成二〇年規程第二号)
この規程は、平成二十年十二月一日から施行する。